Ich würde das Pferd mal von hinten aufzäumen.
Wieviele Seiten pro Monat gedenkt ihr den auszugeben? (Drucken, Faxeingang)
Aber einer gewissen Menge rechnet sich die Miete (oder Leasing) eines größeren Gerätes das einen sogenannten All-In Wartungsvertrag bietet.
Das bedeutet Du bezahlst pro Seite einen fixen Betrag und das sind dann alle Kosten für Toner, Verbrauchsmaterialien, Technikereinsatz, Ersatzteile enthalten.
Ich denke in einer professionellen Umgebung sollte man auch über die Verfügbarkeit nachdenken.